Integritetspolicy

1. INLEDNING

Denna informationstext förklarar hur AB Vårdlänken Bemanning & Rekrytering (”Vårdlänken”, ”vi”, ”vår” eller ”oss”), org.nr. 556838-7897, hanterar personuppgifter och vilka rättigheter du har gällande hanteringen. Informationen vänder sig till dig som:

• Besöker vår hemsida
• Registrerar dig i vår CV-databas och söker jobb hos Vårdlänken
• Får anställning hos/via Vårdlänken
• Kommunicerar med Vårdlänken

Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, i enlighet med dataskyddslagstiftningen GDPR. Vid ytterligare frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss – se punkt 9 i denna text.

2. VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en individ. Exempel på personuppgifter är namn, bild, adress, epostadress, telefonnummer och personnummer.

3. VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OM DIG OCH VARFÖR?

I detta avsnitt förklaras vilka av dina personuppgifter som Vårdlänken behandlar, i vilka syften, vilken rättslig grund som finns för behandlingen samt hur länge uppgifterna lagras.

3.1 När du besöker vår hemsida

Se vår cookie policy.

3.2.1 När du registrerar dig i vår CV-databas

När du registrerar dig i vår CV-databas hanterar vi följande uppgifter, som du själv lämnar till oss: ditt namn, användarnamn, epostadress samt de uppgifter som inkommer via CV-dokument och andra ansökningshandlingar, inklusive men inte begränsat till: kontaktinformation, födelsedag, utbildningar, kompetenser, jobbpreferenser samt uppgift om vilja till omlokalisering. Vi kan också komma att begära in mer information från dig för att kunna behandla din ansökan om arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller om yrkeslegitimation.

Vi hanterar dina personuppgifter för rekryterings-/bemanningssyfte, för administration av din ansökan och för att informera dig om rekryterings-/bemanningsprocessers fortskridande.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke när vi tillhandahåller möjligheten att använda vår tjänst, samt med stöd i en rättslig skyldighet för hantering av opt-out inställningar. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter i upp till tre år efter registrering. För det fall du aktivt ändrar/uppdaterar dina uppgifter i databasen, eller är i kontakt med Vårdlänken i jobbsökande syfte, förlängs lagringstiden med tre år från aktiviteten.

3.2.2 Intervjuer, kunskapstester och referenstagning

Om du deltar vid intervjuer och genomgår kunskapstester som ett led i en rekryteringsprocess samlar vi in ytterligare information, såsom svar på intervjufrågor, kunskapsfärdigheter och referenser från relevanta källor. Vi kan komma att använda tredje parter för att genomföra hela eller delar av rekryteringsprocessen, varvid vi har säkerställt att dessa partners följer denna personuppgiftspolicy och våra instruktioner.

Personuppgifter genereras genom att vi kategoriserar informationen såsom, men inte begränsat till, metadata och historik. Vi hanterar dessa personuppgifter för att analysera din profil och presentera den för våra kunder, i syfte att kunna erbjuda dig en anställning. Uppgifterna översänds på ett sådant sätt att de inte går att härleda till dig som person.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke när vi går vidare med din ansökan, i syfte att undersöka möjligheterna att matcha dina kompetenser mot våra kunders efterfrågan. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Lagringstid: För det fall att processen inte leder till en anställning hos/via Vårdlänken sparar vi uppgifterna i upp till tre år efter att det att processen beskriven under denna punkt har avslutats.

3.3 Vid anställning hos Vårdlänken

I samband med din anställning hos Vårdlänken hanterar vi samtliga de uppgifter som du själv har lämnat till oss under ansökningsprocessen (se punkt 3.1.1) samt under anställningsprocessen (se punkt 3.1.2). Utöver det hanterar vi de uppgifter som du har lämnat till oss i samband med att anställningen tillkommer, till exempel kontouppgifter för utbetalning av lön. Vidare behöver Vårdlänken behandla information om vilken arbetsplats du arbetat på, vilka tider du varit där och vilka tider som du har bokats in att vara hos kunden. Även uppgifter om personnummer, adress, arbetad tid, utbetald lön, frånvaro samt anledning till frånvaron behöver behandlas av Vårdlänken.

Rättslig grund för hanteringen: Under anställningstiden hanterar vi dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal. Beträffande uppgifter om vilka belopp vi har betalat ut till dig, och när de betalats ut, behandlas med stöd i fullgörande av en rättslig förpliktelse. För att kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, så som exempelvis att upprätta arbetsgivarintyg, behöver vi även efter anställningens upphörande behandla uppgifterna om dig.

Lagringstid: I enlighet med bokföringslagen, som stadgar att uppgifterna ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, lagras uppgifterna om dig i åtta år.

3.4 När du kommunicerar med oss

När du kommunicerar med Vårdlänken via exempelvis samtal, sms eller mail hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss, t ex namn, kontaktuppgifter och information om din synpunkt, fråga eller ärende.

Vi hanterar dina personuppgifter för att besvara frågor och hantera ditt ärende samt för att leverera beställd information, exempelvis arbetsgivarintyg eller kopia av lönespecifikation till dig.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i upp till 12 månader efter avslutat ärende för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.

3.5 När du deltar i aktiviteter som Vårdlänken anordnar

I samband med aktiviteter som Vårdlänken anordnar, exempelvis föreläsningar eller julfest, hanterar vi de uppgifter som du lämnar till oss, inklusive namn och kontaktuppgifter.

Vi hanterar dina personuppgifter för att administrera aktiviteten, inklusive att återkoppla till dig, samt för att informera om och erbjuda dig nya aktiviteter.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning). Om vår behandling kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta ditt samtycke innan behandlingen påbörjas. Vid aktiviteter som medför kostnader för Vårdlänken, exempelvis bokning av lokal för föreläsning/fest och förtäring behandlar vi dina uppgifter med stöd i en rättslig förpliktelse. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke.

Lagringstid: Vi sparar som utgångspunkt dina personuppgifter i en månad efter avslutad aktivitet, för det fall aktiviteten inte medfört någon kostnad för Vårdlänken, exempelvis vid enklare fika eller intern föreläsning i Vårdlänkens lokaler. Vid mer omfattande aktiviteter, som medför kostnader, behöver Vårdlänken behandla dina uppgifter i upp till åtta år från det att aktiviteten ägde rum. Detta med anledning av reglerna i bokföringslagen och inkomstskattelagen (uppgifter sparas för att styrka att inköpet gjorts i personalvårdande syfte).

3.6 Mailutskick/nyhetsbrev

Vårdlänken kan komma att hantera personuppgifter för att göra mailutskick till dig som är registrerad i vår CV-databas samt till dig som är eller har varit kund hos oss. Syftet med hanteringen är att kunna informera om vår verksamhet, erbjuda lediga jobb samt bjuda in till evenemang.

Rättslig grund: När vi hanterar personuppgift om dig som är kund till Vårdlänken, gör vi det med stöd i en intresseavvägning. För det fall du själv registrerat dig i vår CV-databas via hemsidan, hanterar vi dina personuppgifter med stöd i ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke/intresse (opt-out) genom att klicka på ”avprenumerera” längst ned i våra nyhetsbrev. Du slutar då att få våra nyhetsbrev.

3.7 När vi har en skyldighet enligt lag

Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet, skyldigheter som följer av arbetsrättslig lagstiftning, eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av skyldighet enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig förpliktelse.

4. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig. Läs mer om hur länge vi sparar dina uppgifter för olika ändamål under respektive avsnitt i kapitel 3.

5. TILL VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER?

• Information om din användarprofil och rekryteringsprocess lagras vid en databas som hostas av tredje parter lokaliserade i Sverige. Dessa tredje parter använder inte och har inte tillgång till dina personuppgifter för annat ändamål än tillhandahållande av molntjänster och lagringstjänster.
• Information om vilken lön vi har betalat ut till dig lämnar vi ut till Collectum. Collectum är valcentralen för dig som har den kollektivavtalade tjänstepensionen ITP. På grund av den rättsliga förpliktelsen som följer av Vårdlänkens kollektivavtal måste Vårdlänken informera Collectum om vilken lön du fått för att Collectum ska kunna fakturera Vårdlänken för din tjänstepension.
• Vidare lämnar Vårdlänken ut uppgifter till Skatteverket, på grund av en rättslig förpliktelse.

Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar endast personuppgifter med tredje parter som möjliggör eller underlättar tillhandahållandet av vår tjänst, såsom underleverantörer, för vilka vi är ansvariga för.

Vi delar inte på annat sätt dina personuppgifter till tredje parter om inte; (i) du begär eller godkänner det; (ii) information lämnas ut för att följa lagen (till exempel att följa en husrannsakan, föreläggande eller domstolsbeslut, fullfölja ett avtal vi har med dig, eller skydda våra rättigheter, egendom eller säkerhet för tjänsten, eller andra användare eller våra anställda; (iii) för att hantera nöd eller force majeure-händelser; eller (iv) att hantera tvister, krav eller bemöta personer som agerar på ditt uppdrag. Vi kan också komma att samla in aggregerade (summerade) data om våra kandidater och tillgängliggöra denna information på aggregerad nivå till våra partners, tjänsteleverantörer, eller partner för marknadsföringsändamål.

6. HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, t ex att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att Vårdlänkens personal endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete. Vi loggar dessutom händelser i våra IT system och arkiverar data utan sökbarhet när dina personuppgifter måste lagras en längre period (t ex enligt bokföringslagen).

7. DINA RÄTTIGHETER

Enligt dataskyddslagstiftningen har du rättigheter enligt nedan. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter, kan du kontakta Vårdlänken via kontaktuppgifterna under punkt 9.

• Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas.
• Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna.
• Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas.
• Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du vill veta mer om dataskyddslagstiftningen och dina rättigheter kan du läsa här:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:32016R0679

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se kontaktuppgifter i avsnitt 9. Du har även rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet.

8. HUR DU MOTSÄTTER DIG ELEKTRONISK DIREKTMARKNADSFÖRING

För dig som är registrerad kandidat/konsult kan Vårdlänken komma att använda din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring. Direktmarknadsföringen kan innebära exempelvis information/erbjudanden om lediga uppdrag eller inbjudningar till aktiviteter som vi anordnar. Om du inte vill att vi använder din e-postadress eller mobilnummer för direktmarknadsföring är du välkommen att höra av dig, så inför vi en så kallad reklamspärr för dina uppgifter.

9. KONTAKTUPPGIFTER

AB Vårdlänken Bemanning & Rekrytering (org. nr. 556838-7897) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. För ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom att skicka en skriftlig begäran till: dataskydd@vardlanken.se

I mejlet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer, i tillägg till ditt ärende. Svar kommer att skickas till din folkbokföringsadress.

10. UPPDATERINGAR AV DENNA POLICY

Denna informationstext kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi meddela dig senast 30 dagar innan ändringen träder i kraft genom e-post, sms, genom tjänsten, eller genom att publicera en ny version på vår webbplats.